Dull newydd o adolygu perfformiad

Cefndir

Dros y ddwy flynedd ddiwethaf, rydym wedi bod yn brysur yn gweithio ar welliannau i'n proses adolygu perfformiad .

Cynhaliwyd dau ymgynghoriad , ac fe helpodd yr adborth a gawsom gan randdeiliaid i lunio ein proses newydd.

Rydym bellach wedi dechrau cyflwyno'r broses newydd ac mae'r adolygiadau cyntaf wedi hen ddechrau.

Beth yw'r adolygiad perfformiad?

Yn ei hanfod, yr adolygiad perfformiad yw ein gwiriad o sut mae’r rheolyddion iechyd a gofal cymdeithasol yn gweithio i ddiogelu’r cyhoedd – rydym yn asesu’r rheolyddion yn erbyn ein Safonau Rheoleiddio Da. Mae gennym gyfnodau adolygu penodol ar gyfer pob rheolydd, felly edrychwn ar sut y maent wedi perfformio o fewn yr amserlen benodol honno.  

Beth ydyn ni wedi newid?

Hyd yn hyn, rydym wedi dilyn cylch blynyddol, gyda phroses debyg ar gyfer pob rheolydd bob blwyddyn. Y prif newid rydym wedi'i wneud yw ein bod bellach yn dilyn cylch tair blynedd. Er y byddwn yn archwilio pob rheolydd bob blwyddyn, mae'r broses newydd yn golygu y bydd hwn yn 'adolygiad cyfnodol' manwl bob tair blynedd, gydag 'adolygiadau monitro' yn y canol.   

Yr adolygiad cyfnodol

Bydd yr adolygiad cyfnodol yn wiriad cynhwysfawr o berfformiad y rheolydd. Byddwn yn edrych ar unrhyw feysydd risg – gan gynnwys lle na fodlonwyd unrhyw Safonau y flwyddyn flaenorol. Efallai y byddwn hefyd yn edrych ar feysydd lle mae angen i ni ddatblygu ein gwybodaeth am brosesau ac archwilio unrhyw newidiadau y mae'r rheolydd wedi'u gwneud. Mae adolygiad cyfnodol yn debygol o fod yn fwy dwys nag adolygiad monitro, ond bydd yn dal i fod yn seiliedig ar risg – ni fyddwn yn gwneud gwaith manwl oni bai ein bod yn meddwl bod angen i ni wneud hynny.

Yr adolygiad monitro

Mewn blwyddyn fonitro, byddwn yn archwilio’r un dystiolaeth ag yr edrychwn arni mewn adolygiad cyfnodol, ond wrth benderfynu a ddylid gwneud gwaith manylach, byddwn yn canolbwyntio ar feysydd risg – mae hyn yn debygol o olygu y bydd adolygiadau monitro yn llai. adolygiadau dwys nag adolygiadau cyfnodol. Efallai y byddwn yn ystyried gwneud gwaith manylach:

• lle na fodlonwyd Safonau yn y flwyddyn flaenorol
• pan fyddwn yn dod yn ymwybodol o risgiau newydd, neu
• lle mae rheolydd wedi gwneud newid ac mae angen i ni ddeall effaith hyn ar ddiogelu'r cyhoedd.

Manteision cylch tair blynedd

Mae'r symudiad hwn i gylch tair blynedd yn ein galluogi i ganolbwyntio ein hadnoddau'n fwy manwl ar feysydd risg. Pan wnaethom ddilyn cylch blynyddol, canfuom nad oedd perfformiad yn newid yn sylweddol o flwyddyn i flwyddyn mewn rhai meysydd. Gwyddom hefyd, pan fydd rheolyddion wedi methu safonau, y gall gymryd sawl blwyddyn iddynt wella eu perfformiad.

Gwyddom fod rhai rhanddeiliaid yn pryderu y gallai symud i gylch tair blynedd olygu ein bod yn cymryd mwy o amser i nodi risgiau a gweithredu arnynt. Gan y byddwn yn monitro'r un dystiolaeth mewn adolygiadau monitro ac adolygiadau cyfnodol, nid ydym yn credu y bydd hyn yn wir. Mae’n bwysig pwysleisio y gallwn – ac y byddwn – yn gwneud gwaith manwl mewn blwyddyn fonitro, os ydym yn meddwl bod angen i ni wneud hynny. Rydym hefyd wedi cynnwys opsiwn i gynnal adolygiad cyfnodol yn gynt na'r disgwyl os bydd angen.

Ynghyd â hyn, rydym wedi gwella ein sylfaen dystiolaeth, a byddwn yn ymgysylltu llawer mwy â rhanddeiliaid – bydd hyn hefyd yn ein helpu i nodi risgiau mewn modd amserol. 

Byddwn yn dal i adrodd ar bob un o’r rheolyddion bob blwyddyn – felly bydd rhanddeiliaid yn cael diweddariad blynyddol ar sut mae’r rheolyddion yn perfformio. Fel y gallech ddisgwyl, bydd adroddiadau ar adolygiadau cyfnodol fel arfer yn fwy manwl nag adroddiadau ar adolygiadau monitro.

Rydym hefyd wedi newid ein proses fel ein bod yn gwneud y gwaith – casglu a dadansoddi tystiolaeth – yn ystod y cyfnod dan sylw. Rydym wedi gwneud y newid hwn oherwydd ein bod yn gwybod ei bod yn cymryd gormod o amser i ni adrodd ar berfformiad y rheolyddion. Byddwn yn penderfynu a yw'r Safonau wedi'u bodloni ai peidio yn fuan ar ôl diwedd y cyfnod dan sylw, ac yn rhoi gwybod i'r rheolydd beth yw ein penderfyniad. Mae hyn yn golygu, os oes gennym unrhyw bryderon, y gall y rheolydd ddechrau gweithio i fynd i'r afael â'r rheini. Yna disgwyliwn gyhoeddi ein hadroddiad o fewn tri mis i ddiwedd y cyfnod adolygu, gan roi darlun mwy diweddar o berfformiad rheolydd. 

Beth nesaf?

Byddwn yn cyhoeddi ein hadroddiadau cyntaf o'r broses newydd erbyn diwedd mis Mehefin 2022 – bydd y rhain ar yr HCPC a'r GOsC. Roedd adolygiadau'r HCPC a'r GOsC yn adolygiadau monitro eleni; bydd yr adolygiadau cyfnodol cyntaf a gyhoeddir ar y CDC (disgwylir erbyn diwedd Rhagfyr) a GOC (disgwylir erbyn diwedd Mawrth 2023). Bydd ein hadroddiadau yn edrych yn wahanol o dan y broses newydd – roeddem am eu gwneud yn fwy hygyrch, cliriach a chryno.

Byddwn yn parhau i ddatblygu a gwella ein prosesau, a byddwn yn croesawu adborth yn arbennig i'n helpu i wneud hyn. Os hoffech chi gysylltu â ni, cysylltwch â Graham Mockler, Cyfarwyddwr Cynorthwyol Craffu ac Ansawdd yn graham.mockler@professionalstandards.org.uk .